เครื่องมือในการบริหาร Digital HR
ให้คะแนนเนื้อหา
คะแนนเฉลี่ย 2.0 จำนวนผู้โหวด 2
วันที่ ปรับปรุง 18 พ.ค. 2558
ดร.ณัฐวุฒิ พงศ์สิริ ผู้ช่วยผู้ว่าการ สายทรัพยากรบุคคลและพัฒนาองค์กร
ธนาคารแห่งประเทศไทย nutavoot@bot.or.th
ในตอนที่แล้ว ได้พูดถึงการขับเคลื่อนเศรษฐกิจแบบดิจิตอล (Digital Economy) ซึ่งเกิดจากการใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตเชื่อมโยงวงจรเศรษฐกิจเพื่อลดต้นทุนทางธุรกรรม ภายใต้เศรษฐกิจแบบดิจิตอล Social-Mobile-Analytic-Cloud หรือ SMAC คือเทคโนโลยีที่องค์กรนำมาใช้ ความจำเป็นที่ต้องพัฒนาทักษะบุคลากรให้มีสมรรถนะในการใช้เทคโนโลยีดังกล่าวได้กลายเป็นจุดเริ่มต้นในการปรับเปลี่ยนงานบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กรให้เข้าสู่ความเป็น Digital HR
แม้ว่างาน HR ในปัจจุบันได้มีการใช้เทคโนโลยีดิจิตอลอยู่บ้างแล้ว เช่น งานด้านสรรหาบุคลากรผ่านทาง Social Media และงานบริการพนักงานออนไลน์ แต่เป้าหมายของการเป็น Digital HR คือ การเชื่อมโยงงาน HR ทั้งหมดให้สามารถใช้งานที่ไหนก็ได้ เมื่อไรก็ได้ ผ่าน Smart Device ต่างๆ เครื่องมือใน การบริหาร Digital HR จึงเป็นการนำเทคโนโลยี SMAC มาใช้ ต่อยอดเครื่องมือที่มีอยู่แล้ว เสริมด้วยการพัฒนาเครื่องมือใหม่ๆ เช่น Mobile Application โดยมีหลักปฏิบัติที่สำคัญ คือ
1. การเชื่อมต่อระบบฐานข้อมูลองค์กรกับอุปกรณ์ IT ส่วนตัวของพนักงาน
พนักงานส่วนใหญ่จะมีเครื่องมือสื่อสารส่วนบุคคล เช่น Notebook Tablet และ Smart Phone ใช้งานผ่านระบบการสื่อสารไร้สาย ทำให้สามารถทำงานได้ทุกสถานที่ ทุกเวลา การอนุญาตให้พนักงานนำอุปกรณ์ดังกล่าว มาเชื่อมต่อระบบฐานข้อมูลและเครือข่ายอินทราเน็ตในองค์กรเพื่อเป็นอุปกรณ์เสริมในที่ทำงาน หรือนำกลับไปใช้งานที่บ้าน เป็นแนวคิดที่เรียกว่า BYOD หรือ Bring Your Own Device ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญในการปรับเปลี่ยนการบริหารงานบุคคลในปัจจุบันไปสู่การเป็นระบบ Digital HR ได้เร็วขึ้น ทั้งนี้ BYOD นอกจากจะเพิ่มขีดความสามารถในการติดต่อสื่อสาร ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายขององค์กรในการจัดซื้ออุปกรณ์และซอฟต์แวร์ให้พนักงาน และยังเสริมการทำงานของพนักงานให้คล่องตัวมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม องค์กรจำเป็นต้องจัดระดับของข้อมูลที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ รวมทั้งต้องมีมาตรการรองรับการใช้เครือข่ายให้เพียงพอกับข้อมูลและจำนวนอุปกรณ์ที่นำมาเชื่อมต่อเพื่อไม่ให้การทำงานของเครือข่ายช้าลง
2. การบริหารจัดการข้อมูล HR Big Data ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานมีปริมาณมาก แต่ส่วนใหญ่ไม่ได้ถูกจัดระบบและนำมาวิเคราะห์ในเชิงลึก อย่างไรก็ตาม การก้าวกระโดดทางเทคโนโลยีทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมหาศาล อย่างรวดเร็วพร้อมกันในครั้งเดียว สามารถทำได้และมีค่าใช้จ่ายไม่สูง ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลที่ผ่านการวิเคราะห์ (Analytics) ลงไปถึงระดับรายบุคคล และจัดระบบให้อยู่ในรูป e-profile สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจเรื่องสำคัญขององค์กรได้ เช่น การวางแผนอัตรากำลัง การบริหารพนักงานศักยภาพเป็นรายบุคคล การวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างการให้รางวัลและสิทธิประโยชน์รูปแบบต่างๆ กับคุณภาพของผลงาน ซึ่งเป็นเรื่องที่ส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานและมิติอื่นๆ อาทิ ต้นทุน รายได้ และผลการปฏิบัติงาน ถ้าหากดำเนินการได้ดี จะเอื้อประโยชน์ต่อทั้งองค์กรและกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
3. การใช้ระบบบริการพนักงานออนไลน์บน Mobile Ap plication การพัฒนาระบบบริการพนักงานออนไลน์ บน Mobilebased เช่น Smart Phone ในรูปแบบของ Application จะช่วยให้พนักงานทำธุรกรรม HR ได้สะดวกขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องเข้ามาในที่ทำงาน ซึ่งมีหลักเกณฑ์เบื้องต้น ดังนี้
* เป็นบริการงาน HR ที่พนักงานใช้เป็นประจำ หรือจำเป็นต่อการปฏิบัติงานในแต่ละวัน
* สามารถนำไปพัฒนาต่อยอดเพื่อผนวกกับ Gamification ได้
* เป็นข้อมูลทั่วไปที่ไม่ได้จัดเป็นความลับขององค์กร (Data Confidentiality Criteria) และสามารถถูกนำไปจัดเก็บบนฐานข้อมูลภายนอก อย่างเช่น ระบบ Cloud ได้
ตัวอย่างการใช้บริการงาน HR ผ่านทาง Mobile Application เช่น การกำหนดวันลาและการอนุมัติ การตรวจสอบปฏิทินการทำงาน ดูจำนวนวันลาที่เหลือ หรือการพัฒนา Mobile Application สำหรับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เพื่อให้พนักงานสามารถปรับเปลี่ยนแผนการลงทุนในกองทุนฯ ให้สอดคล้องกับความเสี่ยงที่ตนเองยอมรับได้ การเบิกสวัสดิการรักษาพยาบาล รวมทั้งการค้นหาข้อมูลในคู่มือพนักงาน ผ่านอุปกรณ์ Tablet และ Smart Phone
4. การพัฒนาระบบ Social Media บน Mobile Application
ระบบ Social Media ที่ถูกพัฒนาสำหรับใช้ภายในองค์กร นอกจากจะเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร ยังช่วยสร้างช่องทางความร่วมมือและผูกพันระหว่างพนักงาน (Collaboration) เช่น การสร้างกลุ่มชุมชนกิจกรรมออนไลน์ตามความสนใจของพนักงาน หรือใช้ Social Media บน Mobile Learning Technology สำหรับการบริหารจัดการองค์ความรู้ให้เข้าถึงได้ง่าย จะช่วยกระตุ้นการสร้างวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้และแบ่งปันความรู้ รวมทั้งการสร้างกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับงาน (Work Group) ที่มีความสนใจเรื่องใดเรื่องหนึ่งร่วมกัน เพื่อช่วยกันระดมสมองหาแนวคิดใหม่ๆ เป็นต้น
5. การพัฒนาต่อยอด Social Media ด้วย Gamification การนำ Gamification มาเป็น Function เสริมระบบ Social Media เพื่อกระตุ้นการความร่วมมือและผูกพันในองค์กร (Collaboration) โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างกิจกรรมและเชิญชวนเพื่อนพนักงานมาแข่งขัน ทั้งนี้การเข้าร่วมกิจกรรมผ่านทาง Social Media จะน่าสนใจยิ่งขึ้นถ้ามีการต่อยอดด้วย Gamification ผู้เข้าร่วมสามารถให้เหรียญ/ Badge/ Point เมื่อเข้าใช้งาน รางวัลที่ให้จะทำให้พนักงานสนใจเข้าร่วมกิจกรรมมากขึ้น
การปรับเปลี่ยนการบริหารงานทรัพยากรบุคคลให้เป็น รูปแบบ Digital HR เป็นเรื่องใหม่ที่ต้องอาศัยทั้งทรัพยากรและแรงสนับสนุนจากทุกฝ่าย อย่างไรก็ตาม การนำเทคโนโลยี Digital มาใช้แม้จะมีประโยชน์ในภาพรวม แต่ก็ต้องระวังว่าจะไม่นำไปสู่การขยายช่องว่างทางเทคโนโลยีระหว่างคนต่างรุ่นในองค์กร
ขอบคุณข้อมูลข่าวจาก : หนังสือพิมพ์ผู้จัดการรายวัน วันที่ 18 พฤษภาคม 2558
