การพัฒนาตัวเองให้กลายเป็นนักพูดที่ดีและคลายความวิตกกังวลในการการพูดทำได้โดยใช้ขั้นตอนสู่การพูดที่ประสบความสำเร็จ ดังนี้

วันอาทิตย์              การเตรียมความพร้อมในการพูด

วันจันทร์               เนื้อหา และโครงสร้างของการพูด

วันอังคาร              การเลือกและเตรียมอุปกรณ์

วันพุธ                    การเตรียมความพร้อมขั้นสุดท้าย

วันพฤหัสบดี        การรับมือกับความวิตกกังวล

วันศุกร์                   การพูดที่น่าประทับใจ

วันเสาร์                  การตอบคำถามผู้ฟัง

 การเตรียมความพร้อมในการพูด

1.  การวิเคราะห์โอกาสในการพูด คือต้องรู้ล่วงหน้าเกี่ยวกับงานที่จะพูดให้มากที่สุด

2.  ทำความรู้จักผู้ฟัง เช่น จำนวนผู้เข้าฟัง ระดับความรู้ของผู้ฟัง ความคิดเห็นของผู้ฟัง

3.   ศึกษาสถานที่ในการพูดเพื่อจะได้เตรียมอุปกรณ์ที่จะใช้ประกอบการพูดที่เหมาะสม

4.   กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการพูดและการกำหนดเป้าหมายการพูด เป้าหมายชัดเจนมากเท่าไหร่ก็จะประสบความสำเร็จในการพูดเท่านั้น

เนื้อหาและโครงสร้างของการพูด

          1.  รวบรวมวัตถุดิบ รวบรวมให้เร็วที่สุดระยะเวลาที่มากกว่าเปิดโอกาสให้มีเวลาศึกษา แหล่งวัตถุดิบ เช่น จากประสบการณ์ของตัวเอง เพื่อนร่วมงาน ครอบครัว และเพื่อน หนังสือ วารสาร อินเทอร์เน็ต งานวิจันต้นแบบ เป็นต้น หากมีวัตถุดิบอยู่แล้วก็ทำการเรียบเรียง คือการเขียนหัวข้อประเด็นหลักแต่ละประเด็นของเรื่องที่จะพูดลงในกระดาษเรียงใส่แฟ้มแยกเฉพาะ

          2.  คัดเลือกวัตถุดิบ เช่น ต้องใช้วัตถุดิบมากน้อยแค่ไหน อย่าเตรียมตัวมากเกินไปจนลืมคำนึงถึงเวลาในการพูด และต้องมีคามยืดหยุ่นในการคัดเลือก เช่น เลือกวัตถุดิบหลัก ตัดวัตถุบางตัวออกหากเวลาไม่พอ และเพิ่มวัตถุเสริมเมื่อมีเวลาเหลือ  วัตถุดิบที่เคยใช้มาแล้วหากนำมาใช้อีกต้องมีการตรวจสอบสอบนำมาใช้

3.  สร้างโครงสร้างของการพูด การสร้างโครงสร้างการพูดที่ดีมีประโยชน์ ดังนี้

-     ดึงดูดความสนใจผู้ฟัง

-     รักษาระดับความสนใจ

-     ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

-     ทำให้สารที่คุณตั้งใจจะสื่อเป็นที่จดจำมากยิ่งขึ้น

ประเภทของโครงสร้างของการพูด

1.    โครงสร้างตามหลักเหตุและผล ทุกสิ่งที่พูดควรจะเรียงลำดับเหตุและผล

2.  โครงสร้างแบบการเล่าเรื่อง เป็นโครงสร้างที่สามารถถึงดูดและตรึงความสนใจของผู้ฟัง

 โดยมีเนื้อเรื่องที่ดี มีวิการเล่าที่ดี และเกี่ยวข้องกับประเด็นที่พูด

3.   โครงสร้างที่เป็นทางการ

3.1    การบอกผู้ฟังว่ากำลังจะบอกอะไรพวกเขา (บทนำ)

3.2    บอกผู้ฟังในสิ่งที่คุณเตรียมมา (ช่วงหลักของการพูด)

3.3    บอกผู้ฟังถึงเรื่องที่คุณได้บอกไปแล้วอีกครั้ง (บทสรุป)

การเลือกและเตรียมอุปกรณ์

                การพูดจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวส่วนหนึ่งนั้นก็ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ ประกอบด้วย

1.  ทำไมถึงต้องใช้อุปกรณ์เหล่านี้ในการพูด ประโยชน์ของอุปกรณ์

1.1    ช่วยดึงดูดความสนใจ ช่วยกระตุ้นและตรึงความสนใจของผู้ฟัง

1.2          ช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่ายขึ้น หากผู้พูดใช้ภาพประกอบการในการพูด

1.3    ช่วยในการจดจำ ธรรมชาติของคนมักจะจดจำสิ่งที่ได้เห็นมากกว่าสิ่งที่ได้ยิน

1.4    ช่วยให้ความบันเทิง การใช้ภาพประกอบในการพูด ทำให้เกิดความเพลิดเพลิน

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากภาพมีสีสันสวยงามสะดุดตา

2.  อันตรายของอุปกรณ์ประกอบการพูด การใช้อุปกรณ์ประกอบการพูดให้ทั้งผลดีและผลเสีย

หากมีมากเกินไป ดังนี้อุปกรณ์ประกอบการพูดควรจะเป็น ดังนี้

2.1 เสริมสร้างเนื้อหาของการพูด

2.2  เข้ากันได้กับอุปกรณ์ที่มีให้

2.3  เตรียมมาเป็นอย่างดี

2.4  ต้องไม่มากเกินไป

2.5   ต้องไม่ซับซ้อนเกินไป

3.  การเลือกอุปกรณ์ประกอบการพูด ประกอบด้วย

3.1    ฟลิปชาร์ตที่ยังไม่มีข้อความใด ๆ เขียนไว้

-  ข้อดี มีความสะดวกและมีประโยชน์หลากหลาย แต่ไม่เหมาะ สำหรับการพูดกับ

กลุ่มผู้ฟังที่มีมากกว่า 30 คนขึ้นไป

              -  ข้อเสีย ไม่เหมาะกับการพูดที่เป็นทางการ

         3.2  ฟลิปชาร์ตที่เขียนประเด็นที่ต้องการพูดไว้แล้ว หรือโปสเตอร์ 

               - ข้อดี เหมาะสำหรับกลุ่มผู้ฟังที่มีไม่มากกว่า 40 ถึง 50 คน

               - ข้อเสีย ไม่สะดวกในการพกพาและการเก็บรักษาและอาจไม่ถูกใจผู้ฟังที่รักเทคโนโลยี

ที่ทันสมัย

3.2    เครื่องฉายแผ่นใส 

-  ข้อดี มีประโยชน์ หาซื้อได้ง่าย สามารถเขียนแผ่นในได้ในระหว่างการพูด

 ขยายข้อความหรือรูปภาพได้หลากหลาย

               -  ข้อเสีย  หากผู้พูดให้ความสำคัญกับมันมากเกินไปจนกระทั่งละเลยวิธีการพื้นฐาน

ของการพูด

3.3    เครื่องฉายสไลด์  

-  ข้อดี เหมาะกับผู้ฟังกลุ่มใหญ่ สะดวกในการใช้และเก็บรักษา

-  ข้อเสีย  หากใช้มากเกินไป จะยิ่งสับสน ให้ใช้แค่ 8-10 แผ่นก็พอ

ให้ใช้ภาพประกอบด้วย     เช่น รูปภาพ แผนภาพ แผนภูมิ แผนที่  อย่าใส่คำอธิบายมากกินไป เพียงแค่ 20-25 คำต่อแผ่นก็ถือว่าเพียงพอแล้ว

3.4    วีดีโอและฟิล์มภาพยนต์

-  ข้อดี ใช้สาธิตขั้นตอนและเหตุการณ์ต่าง ๆ ได้ สร้างการจดจำได้ดี  ทำให้ผู้พูด

  ดูเป็นนักพูดมืออาชีพ

-  ข้อเสีย ทำให้คนสนใจคำพูดของผู้พุดน้อยลง อาจต้องลดแสงไฟภายในห้อง

  เทปและเครื่องเล่นอาจเสียใช้การไม่ได้

             ดังนั้น การฉายคลิปวีดีโอสั้น ๆ เป็นวิธีที่ได้ผลมากที่สุดในการใช้อุปกรณ์

ประกอบการพูดประเภทนี้ ซึ่งจะช่วยเน้นย้ำข้อความที่ผู้พูด ต้องการจะสื่อได้เป็นอย่างดี

3.5    มัลติมีเดียและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เช่น กล้องดิจิตอล  คอมพิวเตอร์

กระดานไวท์บอร์ดจิตอล มัลติมีเดียเต็มรูปแบบ

-  ข้อดี ทำให้ผู้ฟังเกิดความประทับใจ มีศักยภาพไม่จำดัดด้านตัวอักษร กราฟิก

เสียง ภาพนิ่งและภาพเคลื่อนไหว สามารถเชื่อมโยงโดยตรงกับแหล่งข้อมูล เครือข่าย มีความยืนหยุ่นและสามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์อื่น ๆ ในระหว่างการพูด

- ข้อเสีย โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่มีความซับซ้อนอาจต้องการความชำนาญในการใช้

งาน อาจเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารระหว่างผู้ฟังและผู้พูด จำเป็นต้องใช้ห้องที่มีแสงสว่างน้อย อาจดูหรูหราเกินไปโดยเฉพาะสำหรับผู้ฟังกลุ่มเล็ก ราคาแพง ยุ่งยากในการเตรียมการและการใช้งาน ล้าสมัยเร็ว

 ดังนั้น คำแนะนำที่ดีที่สุดสำหรับการใช้อุปกรณ์ประเภทนี้ คือต้องระมัดระวัง

การใช้อย่างมากที่สุด และพิจารณาถึงขนาดและลักษณะของผู้ฟัง รวมถึงวัตถุประสงค์ของการพูด

3.6    แบบจำลองและตัวอย่าง เช่น เครื่องจักร มีประโยชน์อย่างมากในการพูดกับผู้ฟัง

กลุ่มเล็ก การเวียนตัวอย่างให้ดูต่อ ๆ กันในหมู่ผู้ฟังจะช่วยให้เกิดประสาทสัมผัสทางด้านการมองเห็น พร้อมกับสาธิตการใช้สินค้าที่ผู้พูดกำลังเสนอทำให้ผู้ฟังเข้าใจวิธีการใช้ได้ในทันทีและจดจำได้ง่าย

3.7    เอกสารแจก เอกสารแจกที่สรุปประเด็นหลักในการพูดจะช่วยในการเข้าใจและ

การจดจำ โดยควรแจกเอกสารในช่วงท้ายของการพูดเสมอ นอกเสียจากจะมีโอกาสเหมาะ ๆ ในช่วงอื่น

4.  ห้องที่ใช้ในการพูด สภาพแวดล้อมมีผลต่อการพูดให้ประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวได้

 ดังนั้น จึงควรพิจารณาถึงองค์ประกอบของห้อง ดังนี้

4.1 ขาด ห้องเล็กเกินไปอาจทำให้เกิดความแออัด ผู้ฟังรู้สึกอึดอัดและอาจมองเห็นหรือ

ได้ยินไม่ถนัด แต่หากใหญ่เกินไป บรรยากาศภายในห้องก็จะทำให้ผู้ฟังว่าการพูดเย็นชา โหวงแหวง

4.2  การสะท้อนเสีย  ควรมีการตรวจสอบก่อนการใช้เครื่องขยายเสียง

4.3  ระดับเสียง ควรมีการสำรวจสถานที่ก่อนล่วงหน้า

4.4  สิ่งรบกวน ต้องหาวิธีหลีกเลี่ยงเสียงรบกวนอย่าให้มารบกวนการพูด

4.5  การระบายอากาศ ปรับอุณหภูมิเครื่องปรับอากาศให้เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าฟัง

                                                        4.6  ความสว่างของห้อง ปรับให้เหมาะสมไม่มากหรือน้อยเกินไป

4.7  เฟอร์นิเจอร์ มีผลต่อลักษณะและอารมณ์ของการพูด ยังอาจส่งเสริมหรือทำลาย

การใช้อุปกรณ์ประกอบการพูดได้ด้วย

 การเตรียมความพร้อมขั้นสุดท้าย

1.       บทพูด บทพูดที่ดีจะช่วยเสริมสร้างความมั่นใจและลดความกังวลได้มาก โดยมีวิธีการพื้นฐาน 4 แบบ คือ

1.1    ไม่มีบทพูดใด ๆ ทั้งสิ้น นักพูดที่พูดโดยไม่มีบทพูดจะทำให้ผู้ฟังประทับใจ แต่หากผู้พูดไม่ใช่นักพูด

อาชีพก็ควรมีการเตรียมบทพูดไว้ล่วงหน้าเพื่อความมั่นใจและหากในอนาคตมีประสบการณ์ในการพูดมากขึ้นก็ควรลองฝึกฝนโดยไม่ต้องมีบทพูด

1.2    ใช้อุปกรณ์เป็นตัวบรรยายการพูด หากไม่ชำนาญในการใช้อุปกรณ์ไม่แนะนำให้ใช้อุปกรณ์ในการบรรยาย

 นอกเสียจากผู้พูดจะคุ้นเคยกับอุปกรณ์และซ้อมมาเป็นอย่างดีการพูดโดยใช้อุปกรณ์เพื่อบรรยายการพูดก็จะมีประสิทธิผลมาก

1.3    บทพูดที่ละเอียดแบบคำต่อคำ ข้อเสีย ไม่เป็นธรรมชาติ ขาดความยืดหยุ่น หาไม่เจอว่าอ่านถึงไหนแล้ว

 ขาดการมีปฏิสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ฟัง บทพูดแบบคำต่อคำจะใช้ได้ดีเมื่อ

-          เขียนเสร็จแล้ววางไว้ด้านข้างเพื่อเตือนความจำ

-          มีการบันทึกการพูดของผู้พูด

-          มีการใช้เครื่องออโต้คิวหรือเทเลพรอมป์เตอร์

-          มีคนเขียนบทให้ผู้พูด

1.4    การ์ดหรือกระกระดาษเตือนความจำ มีลักษณะ ดังนี้

-          มีตัวเลขแสดงถึงลำดับช่วงในการพูดตรงมุมบน

-          มีหัวข้อหลักขนาดใหญ่และเห็นชัดเจน

-          ไม่ควรมีหัวข้อรองเกินห้าหรือหกข้อ

-          บอกว่าควรใช้อุปกรณ์ประกอบการบรรยายแต่ละอย่างที่เตรียมมาเมื่อไหร่

-          ระยะเวลาที่ใช้

2.  การซ้อมพูด ประโยชน์ของการซ้อมพูด

2.1    ช่วยลดความวิตกกังวล

2.2    เพิ่มประสิทธิภาพในการพูด

2.3    ช่วยกำหนดเวลาในการพูดได้ดีขึ้น

2.4    ช่วยปรับแต่งเนื้อหาในการพูด

สถานการณ์ที่การซ้อมพูดมีความสัมพันธ์

-          การพูดเป็นกลุ่ม จะต้องมีการซักซ้อมกันล่วงหน้าว่าใครจะพูดในส่วนไหน

รู้ว่าความคิดเห็นของแต่ละคนที่จะแสดงคืออะไร  วางแผนการใช้อุปกรณ์เพื่อช่วยในการพูด รู้ว่าเมื่อไหร่จะส่งต่อและทราบถึงจุดส่งต่อการพูด ตกลงกันว่าจะเปิดโอกาสให้ผู้ฟังถามคำถามอย่างไร

-          การพูดที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก การพูดที่มีบทบาทสำคัญกับการขายมีเป้าหมาย

ให้ผู้ฟังประทับใจ จึงจำเป็นที่จะต้องทำการฝึกซ้อมยิ่งบ่อยก็จะยิ่งมีประสิทธิผลเท่านั้น

-          เมื่อคุณวางแผนที่จะใช้อุปกรณ์ที่คุณไม่มี การซ้อมอย่างละเอียดทุกขั้นตอนเป็นวิธีที่ดี

ที่สุดในการป้องกันความผิดพลาดเหล่านี้

-          เมื่อคุณวิตกกังวลมากเกินปกติก็ควรจะมีการฝึกซ้อมเพื่อคลายความวิตกกังวล

 โดยเฉพาะเรื่อง เวลา การหาคำที่เหมาะสม การเริ่ม และการสรุปเรื่องที่พูด 

3.       วิธีการซ้อม

3.1    จริงจังการกับซ้อม เพื่อให้คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป

3.2    ตรวจสอบเวลา เพื่อตรวจสอบได้ว่าใช้เวลาไปอย่างไร และปรับเปลี่ยนเวลาให้เหมาะสม

3.3    ตรวจสอบสถานที่ การได้รับรู้ถึงสถานที่จริง หากผู้พูดไม่พอใจสามารถปรับเปลี่ยนให้เป็นไปตามผู้พูดต้องการได้

3.4    ซ้อมมากเกินไป อาจหมดความสนใจและความกระตือรือร้นในเรื่องที่จะพูด ดังนั้นผู้พูดจึงควรรู้ว่าเมื่อไหร่ที่ควรหยุดซ้อม

3.5    การซ้อมแค่บางส่วน หากไม่มีเวลามากนักก็อาจจะซ้อมแค่บางส่วน เช่น ตอนเริ่ม บทสรุป ส่วนที่มีความสำคัญ หรือส่วนที่ยาก

4.       ผู้ฟังในการซ้อม

4.1    เพื่อนร่วมงาน ควรมีสองหรือสามคนและเป็นคนที่สามารถให้ความคิดเห็นได้ และเป็นผู้ที่มีความซื่อสัตย์

เมื่อต้องแสดงความคิดเห็น

4.2    ผู้ที่มีความชำนาญในเรื่องเทคนิคการพูด เนื่องจากเป็นผู้ที่สามารถให้คำแนะนำ แสดงความคิดเห็น

 ติชมการพูดของผู้พูดได้อย่างตรงไปตรงมา

4.3    ครอบครัวหรือเพื่อน ผู้ฟังในกลุ่มนี้จะมีความจริงใจและซื่อสัตย์ในการให้ความคิดเห็นมากกว่าคนอื่น ๆ

4.4    เครื่องบันทึกวีดีโอ การบันทึกวีดีโอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อประกอบกับความคิดเห็นจองผู้ที่มาชมการซ้อม

 จะทำให้ผู้พูดทราบว่าควรต้องปรับปรุงอะไรบ้าง

4.5    เครื่องบันทึกเสียง ถึงแม้จะมีประสิทธิภาพน้อยกว่าเครื่องบันทึกวีดีโอแต่ก็ยังคงมีคุณค่า

4.6    กระจก หากไม่มีเครื่องมืออื่น กระจกบานเก่า ๆ ก็ยังดีกว่าไม่มีอะไรเลย

 การรับมือกับความวิตกกังวล

วีธีการที่จะขจัดความวิตกกังวลของการพูดในที่สาธารณะ โดยการเรียนรู้ที่จะเอาชนะความวิตกกังวล

1.       ทำไมถึงต้องไปใส่ใจกับความวิตกกังวล

-          ความวิตกกังวลเกิดได้กับทุกคนแม้กระทั่งนักพูดเก่ง ๆ

-          ความวิตกกังวลก็มีประโยชน์เป็นตัวกระตุ้นให้ร่างกายหลั่งสารอะดรีนาลินออกมา

 ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพในการทำสิ่งต่าง ๆ เพิ่มขึ้น                                               

                                                -          ไม่มีใครรู้หรอกว่าคุณวิตกกังวลเนื่องจากผู้ฟังนั่งห่างจากคุณ นอกเสียจากคุณจะบอก

พวกเขาว่าคุณรู้สึกอย่างไร

-          ผู้ฟังล้วนต้องการให้คุณผ่านพ้นไปได้ด้วยดี  เนื่องจากผู้ฟังต้องการฟังในเรื่องที่เขา

ต้องการฟัง นอกเสียจากผู้พูดจะทำให้ผู้ฟังรู้สึกไม่พอใจ

-          ประโยชน์ของการเตรียมตัว การเตรียมตัวจะทำให้ผู้พูดคลายความกังวลได้มากทีเดียว

 จะพิสูจน์ให้เห็นถึงประโยชน์เปรียบเสมือนเสื้อชูชีพเมื่อคุณอยู่ในทะเลที่มีคลื่นลม

2.       การเผชิญหน้ากับความกลัว สิ่งที่ผู้พูดกลัวมี ดังนี้

2.1    การพูดไม่ตรงกับความคาดหวังของผู้ฟัง การวิเคราะห์ผู้ฟังจึงเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการขจัดความกลัว

 ควรวิเคราะห์ว่าผู้ฟังต้องการอะไร และจะทำให้ผู้ฟังพึงพอใจได้อย่างไร

2.2    เป็นตัวตลกในสายตาผู้ฟัง หากคุณพูดผิดพลาดคุณอาจทำให้ความผิดพลาดคลายเป็นเรื่องตลก เพื่อสามารถ

ทำให้สถานการณ์ที่ร้ายกลายเป็นดีได้ มุกตลกจะสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง จงแสดงให้ผู้ฟังเห็นว่าคุณก็เป็นมนุษย์ปุถุชนทั่วไป

2.3    หมดเรื่องพูด การพูดและมีการหยุดพูดบ้างเป็นบางจังหวะไม่ใช่เรื่องผิดปกติอะไร แต่เป็นการหยุดพูด

เพื่อเรียบเรียงความคิด และจะช่วยเน้นประเด็นและให้เวลาผู้ฟังคิดตามในสิ่งที่คุณได้พูดไป

2.4    หาคำที่เหมาะสมไม่ได้ การพูดไม่จำเป็นต้องใช้คำไพเราะสละสลวยมากจนเกินไป  เพราะไม่ใช่ภาษาเขียน

 เพียงแต่ให้เลือกคำที่ทำให้ผู้ฟังฟังแล้วเข้าใจ

3.       เทคนิคในการลดความวิตกกังวล

3.1    ผ่อนคลายโดยการสูดลมหายใจลึก ๆ หากเคยเรียนโยคะอาจใช้เทคนิคบางอย่างของการเล่นโยคะมาใช้ได้

 นอกจากนี้การแช่น้ำอุ่นก็ช่วยให้ผ่อนคลายได้อีกทางหนึ่ง

3.2    จินตนาการถึงความสำเร็จ ว่าคุณพูดต่อหน้าผู้อื่นได้อย่างดีเยี่ยมในระหว่างรอที่จะพูดมีส่วนช่วยลด

ความตื่นเต้นได้ดีทีเดียว

3.3    เบี่ยงเบนความวิตกกังวล โดยการกำวัตถุให้แน่นจนเจ็บมือในขณะที่พูด ความเจ็บปวดจะทำให้คุณ

นึกถึงแต่ความรู้สึกที่เป็นอยู่ในขณะนี้และทำให้ลืมความวิตกกังวลอย่างอื่น ๆ

3.4    นึกภาพว่าผู้ฟังไม่ใส่เสื้อผ้า สิ่งที่ช่วยให้ผู้พูดตระหนักได้ว่าผู้ฟังเป็นเพียงบุคคลธรรมดาจะช่วยให้

ขจัดความกลัวที่ไม่จำเป็นออกไปได้ การนึกภาพว่าผู้ฟังไม่ใส่เสื้อผ้าจะช่วยให้ผู้พูดบางคนคลายความวิตกกังวลลงได้

4.       ตรวจสอบสถานที่จัดงานและตรวจสอบอุปกรณ์ทุกอย่างที่ต้องใช้ให้พร้อมและอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง

ใช้การได้ดีง่ายต่อการใช้และการควบคุม

 การพูดที่น่าประทับใจ

                ปัจจัยแห่งความสำเร็จในการพูด

1.   การเริ่มต้นที่ดีนั้นมีชัยไปกว่าครึ่ง มีเคล็ดลับสู่ความสำเร็จ ดังนี้

1.1    อย่าขอโทษหรือพูดในทำนองที่ทำให้ผู้ฟังเกิดความไม่มั่นในใจตัวคุณ ประโยคเปิดงานควรมีความหมาย

ทำนองว่า “ฟังทางนี้ ฉันมีสิ่งที่น่าสนใจและมีประโยชน์มาบอก”

1.2    แนะนำตัว หากงานนั้นมีประธานในการพูด ก็เป็นหน้าที่ของประธานในการแนะนำผู้พูด หากไม่มีประธาน

ผู้พูดก็ควรพิจารณาว่าควรแนะนำตัวเองหรือไม่ถ้าผู้ฟังรู้จัดคุณดีอยู่แล้วก็ไม่ต้องแนะนำตัว

2.   มีบรรยากาศเหมาะสม

2.1   บรรยากาศที่เหมาะสม

- ความเป็นมืออาชีพ หากคุณได้เตรียมตัวมาดีความเป็นมืออาชีพจะปรากฏออกโดยธรรมชาติ

- ระดับของความเป็นทางการที่เหมาะสม การวิเคราะห์ผู้ฟังจะทำให้คุณทราบถึงระดับของความเป็น

ทางการของการพูดที่เหมาะสม

- ความกระตือรือร้นที่อยู่ในระดับที่ควบคุมได้ หากคุณต้องการให้ผู้อื่นกระตือรือร้น คุณก็ต้องกระตือรือร้น

ด้วยแต่ต้องระวังไม่ให้มันมากจนเกินไป

- จังหวะ ในฐานะผู้พูด คุณก็เหมือนกับเป็นหัวรถจักร โดยคุณต้องทำให้การพูดดำเนินต่อไปข้างหน้า

ในขณะเดียวกันคุณก็ไม่ควรพูดเร็วปรื๋อและเร่งเกินไป

- อารมณ์ขันที่เหมาะสม คนที่มีอารมณ์ขันตามธรรมชาติจะได้เปรียบในการเป็นนักพูด การใช้อารมณ์ขัน

ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเสริมสร้างสายสัมพันธ์ระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง

                         2.2  บรรยากาศที่ควรหลีกเลี่ยงให้ห่าง คือ

                                - ความหยิ่งทะนง  ผู้พูดต้องแสดงความเคารพผู้ฟังโดยจะต้องแสดงออกให้เห็นอย่างชัดเจน ยิ่งมีมากเท่าไหร่ผู้ฟังก็จะมีมารยาทและแสดงความเคารพคุณมากเท่านั้น

3.  น้ำเสียงพอดี น้ำเสียงเป็นอาวุธหลักของผู้พูด เป้าหมายอันดับแรกของการพูดก็คือการพูดให้ผู้ฟังได้ยิน

อย่างชัดเจน การพูดเสียงดังฟังชัดโดยไม่ตะโกนหรือตะเบ็งนั้นต้องใช้การฝึกฝน ซึ่งต่อไปนี้เป็นคำแนะนำที่จะช่วยคุณได้

3.1    การเปล่งที่มีพลัง โดยการทำให้ศีรษะตั้งตรง อ้าปากให้กว้างกว่าการพูดปกติออกเสียงอักขระ

 ให้ชัดเจน พูดให้ช้าลง

                       3.2     จังหวะในการพูด ใช้น้ำเสียงที่ทำให้ผู้ฟังประทับใจ โดยจังหวะ เสียงสูงต่ำ และความดังของเสียงพูด

ที่แตกต่างกันจะทำให้คุณสื่อความหมายได้แตกต่างกันไป ควรพูดให้เร็วขึ้นหรือช้าลงตามความหมายของสิ่งที่คุณกำลังพูดถึง

4.       ท่าทางสอดคล้อง

4.1    ตำแหน่งของร่างกาย ต้องอยู่ในตำแหน่งที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้ สะดวกในการใช้บันทึกช่วยพูด

 ควบคุมอุปกรณ์ได้สะดวก ใช้ไมโครโฟนได้สะดวก

4.2  การวางมือ การวางมือได้ง่ายและดูเป็นธรรมชาติที่มุมของแท่น บนเครื่องฉายแผ่นใสในขณะกำลังใช้งาน

 ส่วนในขณะที่ยืนพูดการวางมือไว้ข้างลำตัวอย่างผ่อนคลายจะดูเป็นธรรมชาติมากที่สุด

4.3  การประสานสายตา การประสานสายตากับผู้ฟังเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก

โดยมีประโยชน์ดังนี้

-          ดึงดูดและรักษาระดับของความสนใจ

-          สร้างสายสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้พูดกับผู้ฟัง

-          แสดงปฏิกิริยาโต้ตอบ

4.4  กิริยาอาการ จงอย่าได้ยืนแข็งทื่อหรือทำท่าไร้อารมณ์ในขณะที่พูด กิริยาอาการที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ

หรือแสดงออกอย่างชัดเจนถึงความเครียดก็อาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกรำคาญ กิริยาอาคารที่ควรหลีกเลี่ยง ได้แก่

-          แกว่งตัวไปด้านข้างหรือจากหน้าไปหลัง

-          หมุนปากกา พอยเตอร์ หรือแก้วน้ำ

-          เอามือล้วงกระเป๋า

-          อากัปกิริยาที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ อย่างไม่มีความหมาย

-          ก้าวไปข้างหน้าที ข้างหลังที

4.5  ท่าทาง บางคนก็สามารถพูดด้วยท่าทางที่เป็นธรรมชาติ หากคุณมีทักษะเช่นนี้ ก็ควรใช้ให้เป็นประโยชน์

แต่หากไม่มีหรือไม่แน่ใจให้สำรวมท่าทางไว้จนกว่าจะมั่นใจ เพราะท่าท่งที่ดูไม่ดีหรือเกิดซ้ำ ๆ จนเกินจำเป็นจะส่งผลเสียต่อผู้พูดได้ในที่สุด

5.   ใช้อุปกรณ์ประกอบ  อุปกรณ์จะเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้การพูดประสบความสำเร็จ แต่ควรปฏิบัติ ดังนี้

สิ่งที่ควรทำ

-  ตรวจสอบว่าผู้ฟังมองเห็นอย่างทั่วถึงหรือไม่

 -  ใช้พอยเตอร์

-  เขียนก่อน จากนั้นอ่านสิ่งที่คุณเขียน

-  เขียนก่อน จากนั้นอ่านสิ่งที่คุณเขียน

-  เขียนจากด้านข้าง

-  เขียนให้อ่านง่าย

สิ่งที่ไม่ควรทำ

-          บังจกหรือฟลิปชาร์ด

-          พูดก่อน จากนั้นจึงเขียนในสิ่งที่พูด

-          พูดโดยการหันหน้าไปทางจอหรือกระดาน

-          ใช้ลูกเล่นต่าง ๆ เพื่อสร้างเทคนิคการนำเสนองานด้วยคอมพิวเตอร์มากเกินไป

-          พูดในขณะที่ส่งบางอย่างให้ผู้ฟังต่อ ๆ กัน

-          แสดงสิ่งหนึ่งในขณะที่พูดถึงอีกสิ่งหนึ่ง

-          แจกเอกสารจนถึงช่วงสุดท้ายของการพูด

-          เปิดเครื่องฉายแผ่นในค้างไว้นานจนเกินไป

5.1    มีประเด็นต่าง ๆ ที่ต้องการพูดครบถ้วน

5.2    ควรเก็บอุปกรณ์เมื่อใช้เสร็จแล้ว

6.   การรักษาเวลา การรักษาเวลาในการพูดจะทำให้ผู้ฟังเกิดความมั่นใจว่าผู้พูดจะไม่พูดเกินเวลาที่มี

7.   สรุปตอนจบ อย่างจบด้วยความเงียบ การพูดควรเริ่มต้นอย่างน่าตื่นเต้น และไม่ควรจบด้วยความเงียบ

 หรือจบอย่างกะทันหันโดยที่ผู้ฟังไม่ทันได้ตั้งตัว

การตอบคำถามผู้ฟัง

                ช่วงเวลาในการตอบคำถาม

1.  ก่อนที่การพูดจะเริ่ม การวิเคราะห์ผู้ฟังตั้งแต่ช่วงแรกจะช่วยให้คุณทราบถึงคำถามที่อาจได้รับ

  ก่อนที่การพูดจะเริ่ม ควรปฏิบัติดังนี้

-          คาดเดาคำถาม การวิเคราะห์ผู้ฟังสามารถจะคาดเดาคำถามของผู้ฟังได้

-          หาว่าใครที่อาจเป็นตัวสร้างปัญหา ผู้พูดควรจะรู้ว่าเรื่องใดที่ผู้ฟังให้ความสนใจ

เป็นพิเศษ

 -          คาดเดาความตึงเครียดของผู้ฟัง ผู้พูดควรสามารถดาดเดาความคิดเห็นของผู้ฟัง

แต่ละคนได้ว่ามีความคิดเห็นตรงกันหรือไม่

-          เตรียมวัตถุดิบสำรอง ควรมีการเตรียมสำรองไว้ หากสิ่งที่พูดไปยังไม่พอ ทั้งยังอาจ

ใช้เพื่อตอบคำถามได้อีกด้วย

2.  ช่วงที่การพูดเพิ่งจะเริ่มขึ้น ผู้พูดควรแจ้งให้ผู้ฟังทราบว่าควรจะตั้งคำถามเมื่อไหร่ช่วงที่เหมาะสำหรับคำถาม

 คือ

-          หลังจากแต่ละช่วงของการพูดจบลง

-          ช่วงท้ายของการพูด

3.  ช่วงการตอบคำถาม เมื่อได้ยินคำถามควรปฏิบัติ ดังนี้

3.1 ฟังคำถามอย่างตั้งใจ ตั้งแต่ต้นจนจบ

3.2 หากจำเป็น ให้ทวนคำถามซ้ำหรือเรียบเรียงคำถามใหม่

3.2 คิดว่าทำไมผู้ฟังถึงถามเช่นนี้ เช่น ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ขจัดความสงสัย สนับสนุนผู้พูด

 แสดงออกถึงความสนใจและความชื่นชม แสดงออกถึงมุมมองที่แตกต่าง สร้างประเด็นที่มีความน่าสนใจ

3.3 ระวังการสรุปอย่างเลื่อนลอย

3.4 แยกแก่นออกจากกระพี้ แยกคำถามย่อยออกจากคำถามหลัก

3.5 นิ่งสงบสยบความเคลื่อนไหว หากคำถามฟังดูไม่เป็นมิตร วิธีที่ดีที่สุดคือไม่ต้องสนใจและตอบคำถาม

 ราวกับว่าคุณไม่ได้ใส่ใจเจตนาของเขาเลย

3.6 ไม่ทำให้ผู้ที่ถามคำถามรู้สึกแย่ หากไม่เข้าใจคำถามของผู้ถาม อาจให้ผู้ถามอธิบายคำถามเพิ่มเติม 

  และควรกล่าวขอบคุณผู้ถามทุกครั้ง

3.7 อย่ารู้สึกว่าคุณต้องตอบคำถามให้ได้ คุณไม่จำเป็นต้องตอบคำถามทุกคำถาม ควรมีทางเลือกในการจัดการ

กับคำถาม โดยการเลี่ยงที่จะตอบคำถามตรง ๆ เช่น

        - ขอคำอธิบายเพิ่มจากผู้ถาม

        - โยนให้ผู้ฟังคนอื่นตอบ

        - โยนให้เพื่อร่วมงานคนอื่นตอบ

        - ถามกลับ

        - ยอมรับตามตรงว่าไม่ทราบคำตอบ

        - บอกว่าจะตอบคำถามภายหลัง

        - ตอบคำถามที่แตกต่างจากคำถามที่ถูกถาม

        - ให้คำชี้แนะเพื่อช่วยให้ผู้ถามได้คำตอบของคำถาม

         - ปฏิเสธที่จะตอบคำถาม (โดยอ้างเรื่องความลับ)

        - ค่อย ๆ พูดออกนอกเรื่อง

        - ทำให้สถานการณ์เป็นเรื่องตลก

        - ทำเป็นไม่ได้ยิน

        - แกล้งป่วยหรือใช้ข้ออ้างเรื่องคดขาดบาดตาย

3.7 อย่าตอบยาวหรือสั้นเกินไป การตอบคำถามที่ยาวเกินไปอาจทำให้ผู้ฟังหงุดหงิด โดยเฉพาะคนที่ใช้

ความพยายามอย่างมากกว่าจะมีโอกาสได้ถาม หากตอบคำถามสั้นเกินไปจะทำให้ฟังดูห้วน หรือดูเย่อหยิ่งและฟังราวกับว่าคุณไม่สนใจผู้ฟัง