3 เคล็ดลับ HR Outsourcing
ให้คะแนนเนื้อหา
คะแนนเฉลี่ย 2.3 จำนวนผู้โหวด 3
วันที่ ปรับปรุง 6 พ.ค. 2558
นิภัทรา ตั้งพจน์ทวีผล
ที่ปรึกษาอาวุโส บริษัทที่ปรึกษาเอพีเอ็ม กรุ๊ป
ในโลกการแข่งขันที่สูงอย่างทุก วันนี้คงปฏิเสธไม่ได้ว่าการใช้ Outsourcing เป็นทางเลือกหนึ่งสำหรับองค์กรต่าง ๆ ทั้งที่มองว่าต้องการตัวช่วยในการยกระดับงานทรัพยากรบุคคลเพื่อการแข่งขันในระยะเวลาจำกัด หรือต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ หรือลดภาระงานด้านบุคลากรผ่านการใช้ทีมงานมืออาชีพจากภายนอก
แม้ว่าในอดีต การใช้ HR Outsourcing มักถูกมองว่าเป็นความเสี่ยงต่อบุคลากรหน่วยงาน HR ภายในองค์กรที่จะสูญเสีย โอกาสในการทำงาน อย่างไรก็ตาม ภาพการใช้ HR Outsourcing ในปัจจุบัน กลับถูกมองต่างไปในลักษณะของการสร้างโอกาสให้กับธุรกิจในการเข้าถึงแนวทาง และเครื่องมือการบริหารงานทรัพยากรบุคคลแบบมืออาชีพมากขึ้น
หรือเป็นตัวช่วยให้ทีมงานทรัพยากรบุคคลสามารถลดภาระหน้าที่ และมีจุดมุ่งเน้นในการทำงานเชิงกลยุทธ์ที่ชัดเจน มีตัวช่วยหรือโค้ชในการผลักดันโครงการเชิงกลยุทธ์ให้ประสบความสำเร็จในระยะเวลาอันสั้น และเป็นการเรียนรู้ และพัฒนาศักยภาพของทีมงานบุคลากรผ่านการเรียนรู้จากการทำงานจริง ร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่เข้ามาร่วมดำเนินงาน
อันจะช่วยสร้างความแข็งแกร่ง และยกระดับศักยภาพให้หน่วยงาน HR มีบทบาท และแนวทางในการบริหารเชิงกลยุทธ์อย่างชัดเจน หลังจากทีมงาน Outsourcing จบงานออกไป
อย่างไรก็ตาม นอกจากประโยชน์ที่กล่าวไว้ข้างต้นแล้ว การพิจารณาใช้ Outsourcing Service ควรพิจารณาถึงความพร้อม ความจำเป็นขององค์กร และปัจจัยเสี่ยงอื่น ๆ ที่ต้องมีการบริหารจัดการประกอบด้วย เช่น ความเสี่ยงใน การเข้าถึงข้อมูลสำคัญทางธุรกิจ ทัศนคติและมุมมองของบุคลากรภายในองค์กรต่อการ Outsourcing การสร้างการยอมรับ ลดแรงต้าน และสร้างความร่วมมือในการทำงานงบประมาณและค่าใช้จ่าย เป็นต้น
นอกจากนี้ การพิจารณา Vendor ที่จะ เข้าร่วมงาน ควรคำนึงถึงความสำเร็จผ่านมา มุมมองเชิงธุรกิจ และความพร้อมของทีมงาน ประกอบกันไปด้วย
นอกจากปัจจัยดังที่กล่าวมา ประเด็นสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม หากองค์กรจะสามารถได้ประโยชน์จากการทำ HR Outsourcing สูงสุด คือ การเตรียมความพร้อมของบุคลากรที่เกี่ยวข้องในการทำความเข้าใจ และปรับเปลี่ยนภาพการทำงานเพื่อให้คนในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันกับทีมงาน Outsource จากภายนอกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในส่วนนี้มีข้อแนะนำเบื้องต้น คือ
1. Early Engagement - ทีมงาน HR ควรได้มีโอกาสมีส่วนร่วมในการคัดสรร วางแผน และกำหนดขอบเขตการทำงานร่วมกันกับทีมงาน Outsourcing จากภายนอกตั้งแต่ต้นทาง
เนื่องจากทีมงานจากภายนอก แม้จะมีองค์ความรู้ และเครื่องมือการบริหารจัดการที่ทันสมัย แต่การประยุกต์ใช้องค์ความรู้และเครื่องมือเหล่านั้นให้เหมาะสมกับบริบทการทำงานของคนในองค์กรเป็นปัจจัยตั้งต้นของความสำเร็จของการดำเนินงานร่วมกัน
นอกจากนี้การมีส่วนร่วมแต่ต้น ยังเป็นการช่วยชี้ประเด็นที่อาจเป็นปัญหา หรือข้อจำกัดต่าง ๆ ให้ทีมงานภายนอกเข้าใจบริบทองค์กรได้ชัดเจนเพื่อใช้ในการวางแผนงาน และการกำหนดแนวทางการทำงานต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างตรงจุด และตอบโจทย์องค์กรมากขึ้น
2. Contracting - เนื่องจากการใช้ Outsourcing Service เป็นการทำข้อตกลงร่วมกันในระยะยาว การสร้างความชัดเจนถึงบทบาท และขอบเขตความรับผิดชอบ ทั้งของทีมงาน Outsource ภายนอก และบุคลากรภายใน จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องมีการพูดคุยตกลงให้ชัดเจน เพื่อป้องกันปัญหาของความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน
ซึ่งอาจกระทบคุณภาพของงานที่จะต้องมีการดำเนินการในระหว่างทาง
3. Communication - ควรมีการเตรียมแนวทางการสื่อสารภายในที่ชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่าเกิดความเข้าใจร่วมกันของวัตถุประสงค์ และความคาดหวังต่อการทำงานของทีมงาน Outsourcing จากภายนอก เพื่อให้เกิดความชัดเจนถึงบทบาท แนวทางการทำงาน รวมถึงข้อมูลและความร่วมมือต่าง ๆ ที่จำเป็น
โดยเฉพาะอย่างยิ่งกลุ่มผู้บริหารควรมีการเตรียมความพร้อมเพื่อให้สามารถที่จะตอบข้อซักถามต่าง ๆ ให้กับพนักงานได้ นอกจากนี้การสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อพึงระวัง รวมถึงข้อจำกัดต่าง ๆ แต่ทีมงาน Outsourcing ภายนอก ก็เป็นปัจจัยสำคัญที่จะเอื้อให้ประสบความสำเร็จในการทำงานร่วมกัน
สุดท้ายนี้ สิ่งที่อยากฝากไว้ให้ผู้อ่านคิด คือ Outsourcing ถือเป็นสิ่งที่ดีสำหรับการขับเคลื่อนองค์กร ภายใต้สภาพแวดล้อมภายนอกที่มีการเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว และจะก่อให้เกิดผลประโยชน์ร่วมกันภายในองค์กร แต่ต้องไม่ลืมที่จะวิเคราะห์แยกแยะข้อดีและข้อเสียให้ชัดเจนก่อนการนำมาใช้ เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรของท่านมีความพร้อม และเพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากการทำ Outsourcing ได้มากที่สุด
ขอบคุณข้อมูลและภาพข่าวจาก : หนังสือพิมพ์ประชาชาติธุรกิจ ฉบับวันที่ 30 เม.ย.-3 พ.ค. 2558
