หน้าที่ของ "ผู้จัดการ" ที่หลงลืมไปแล้ว
ให้คะแนนเนื้อหา
คะแนนเฉลี่ย 0.0 จำนวนผู้โหวด 0
วันที่ ปรับปรุง 9 ก.ค. 2561
รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์
คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาฯ pasu@cbs.chula.ac.th
คำว่า จัดการ หรือ Managment เป็นคำที่รู้จักคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี คุ้นเคยกันจนกระทั่งหลายคนหลงลืมไปแล้วว่า ถ้าตนทำหน้าที่จัดการนั้น ตนต้องทำอะไรบ้าง บางคนชอบบอกว่าจัดการคือทำให้ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ขั้นตอนว่ากันไปตามแต่เหตุการณ์ ซึ่งทำแบบนี้บ่อยๆ ความทรงจำเกี่ยวกับหน้าที่ของคนที่มีบทบาทในการจัดการย่อมจางหายไปเป็นธรรมดา วันนี้จึงไม่แปลกที่พอไปถามคนที่มีตำแหน่งหน้าที่จัดการ แล้วพบว่าคนเหล่านั้นตอบไม่ได้ว่าจัดการนั้นทำอะไรกันบ้าง การทบทวนหน้าที่ของผู้จัดการกันสักรอบ อาจช่วยให้หลายคนรู้หน้าที่ที่ต้องทำดีขึ้น การงานที่ต้องจัดการอาจจะดีขึ้นบ้างก็เป็นได้ เพราะทำงานแบบรู้หน้าที่ ไม่ใช่สักแต่ว่าจะลงมือทำอะไรต่อมิอะไรไปเรื่อย
จัดการเรื่องใด คือทำให้ได้ผลตามที่กำหนดไว้ในเรื่องนั้น ซึ่งถ้าจะทำอะไรให้ได้ผลต้องรู้เรื่องนั้นอย่างจริงจังก่อน จะช่วยเด็กติดอยู่ในถ้ำ ก็ต้อง รู้จริงเรื่องถ้ำนั้นก่อน ผู้จัดการบางคนจัดการโดยไม่รู้กระจ่างในเรื่องที่ตนเองต้องจัดการ จึงเป็นการจัดการตามยถากรรม ดังนั้นหน้าที่แรกของ ผู้จัดการ คือรู้จริงเรื่องที่ต้องจัดการและรู้ว่าปลายทางที่เป็นเส้นชัยของ การจัดการนั้นจะเป็นอย่างไร คนทำหน้าที่จัดการเรื่องใด เริ่มต้นจัดการเรื่องนั้น ด้วยการทำให้ตนเองรู้เรื่องนั้นเป็นอย่างดีเป็นลำดับแรก รู้จริงจนกระทั่งสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายที่ควรจัดการให้ไปถึงได้ หน้าที่แรกนี้คือกำหนดแผนงาน หรือ Planning นั่นเอง เมื่อกำหนดเป็นแผนแล้วว่า วัตถุประสงค์คืออะไร หน้าที่ต่อไปคือจัดองค์การสำหรับทำงานให้ได้ผล ตามที่กำหนดไว้ในขั้นตอนการกำหนด แผนงาน คือ กำหนดขั้นตอนที่ต้องทำ กำหนดคนทำ กำหนดเครื่องมือที่ต้องใช้ กำหนดทรัพยากรอื่นใดที่ต้องการในการทำงานตามขั้นตอนต่างๆ กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบ ขอบเขตอำนาจในการตัดสินใจ หน้าที่จัด องค์การ หรือ Organizing เป็นหน้าที่ที่ 2 ที่ต้องทำ เมื่อรู้แล้วว่าต้องทำอะไรบ้าง หน้าที่ที่ 3 คือ จัดคนมาทำขั้นตอนเหล่านั้น หรือ Staffing ถ้าขั้นตอนนั้น คนที่มีอยู่ทำไม่ได้ ก็ต้องสรรหาคนที่ทำได้มาช่วยงาน หรือไม่ก็ต้องพัฒนาให้คนที่มีอยู่ทำขั้นตอนนั้นให้ได้
วางแผนกำหนดเป้าประสงค์แล้ว กำหนดขั้นตอนที่จะต้องทำงานแล้ว กำหนดเครื่องมือสารพัดอย่างที่ต้องใช้ กำหนดตัวบุคคลแล้วว่าใครจะทำอะไร ตัดสินใจอะไรบ้าง หน้าที่ที่ 4 คือกำกับการทำงานให้เป็นไปตามที่ได้วางแผนไว้แล้ว หรือ Directing ซึ่งมักจะเป็นหน้าที่ ที่หลายคนที่จัดการเรื่องนั้นเรื่องนี้กระทำกันเป็นประจำอยู่แล้ว กระทำเป็นประจำจนกระทั่งนึกไปเองว่าสิ่งที่กระทำอยู่คือการจัดการ ผู้จัดการต้องนำให้คนอื่นทำตามที่ต้องทำ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ บรรลุเป้าหมาย ที่กำหนดไว้ ต้องชี้นำว่าเรื่องไหนทำก่อน เรื่องไหนรอได้ ต้องสื่อสารกับ บุคลากรว่าติดขัดอะไร ตรงไหน จะได้มาปรับเปลี่ยนวิธีทำให้เรื่องที่ติดขัด เหล่านั้นลดลง พร้อมๆ กับที่ส่งเสริมกำลังใจ ส่งเสริมให้มุ่งมั่นทำขั้นตอน เหล่านั้นกันอย่างจริงจัง
กำกับให้เดินหน้าการงานได้แล้ว ก็ต้องมีหน้าที่ต่อไปคือ ควบคุม หรือ Control ผลการทำงานตามขั้นตอนเหล่านั้น เริ่มจากการตั้งเป้าก่อนเลยว่า ขั้นตอนใดควรได้ผลเป็นอย่างไร แล้ววัดผลงานที่เกิดขึ้น นำมาเปรียบเทียบ ดูว่าได้ผลตามที่คาดหวังไว้หรือไม่ หรือจะดีขึ้นไปอีกหากลองไปเทียบกับคนอื่นที่ทำงานคล้ายคลึงกัน ถ้าเทียบแล้วพบว่ายังห่างไกลนัก ก็คิดหา หนทางที่จะลดระยะห่างนั้นให้น้อยลง หรือหมดไป
สรุปง่ายๆ ว่าก่อนจะทำหน้าที่จัดการเรื่องใดให้กำหนดวัตถุประสงค์ว่าเสร็จแล้วจะเป็นอย่างไร Plan ก่อนทำ ต่อไปก็กำหนดองค์กรสำหรับลงมือทำงาน คือกำหนดขั้นตอน กำหนดหน้าที่ที่ต้องทำ หรือ Organise ให้เข้าที่เข้าทางก่อน เมื่อขั้นตอนต่างๆ เข้าที่แล้วก็จัดคน จัด Staff ลงไป ทำงานในแต่ละขั้นตอน จากนั้นก็ลงมือทำ โดยต้องคอยกำกับ หรือ Direct ว่าไปถูกทางมากน้อยแค่ไหน โดยทำการชี้นำ สื่อสาร และสร้างแรงบันดาลใจ งานเดินหน้าไปแล้วก็ตรวจสอบดูว่าได้ผลอย่างที่คิดไว้หรือไม่
ผู้จัดการที่ทำงานไปโดยไม่รู้ว่าหน้าที่ของตนมีอะไรบ้าง เหมือนกับ ขับรถเหยียบคันเร่งเป็นอย่างเดียว ย่อมรู้กันทันทีได้เลยว่าจะจบลงอย่างไร
ขอบคุณข้อมูลข่าวจาก : หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ 9 กรกฎาคม 2561
